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Como organizar uma conferência

Janeiro começa lentamente, não acordando mais tarde das férias. Sabemos que vais perder reuniões de família e torradas de foie gras, mas está na hora de voltar ao trabalho! E você realmente tem uma conferência para organizar para um de seus clientes.

Nada de complicado para si como profissional, mas sabemos que, por vezes, é difícil voltar ao bom caminho. É por isso que decidimos dar-lhe uma pequena ajuda, dando-lhe algumas dicas sobre como organizar uma conferência de sucesso. Seguindo estas poucas dicas, o seu evento será um sucesso, isso é certo!

Escolha um bom horário

Antes de enviar seus convites, pense cuidadosamente sobre a data que você escolheu. É crucial oferecer um espaço de tempo que irá atender a maioria dos convidados. Pense na disponibilidade de todos, mas também de um ponto de vista mais estratégico. Lembras-te da última conferência marcada para o fim do dia? Claro, você tinha encontrado um orador excepcional, mas seus convidados (e seus estômagos) estavam mais interessados no buffet!

Embora os petits fours sejam uma parte importante da organização de uma conferência, seria uma pena não captar toda a atenção dos seus participantes, escolhendo o horário errado. Também ter em conta os hábitos de todos. Por exemplo, em Paris, os hóspedes só chegar, às 9h, portanto, não há necessidade de o convidar para uma reunião às 8:30 da manhã, você pode encontrar-se sozinho… Sinta-se livre para pesar os prós e contras, a fim de escolher o melhor horário para a organização de sua conferência.

Faça uma lista de verificação

Quando você é um organizador de Eventos, você tem que pensar em muitas coisas ao mesmo tempo e mesmo quando você é excelente, às vezes você pode esquecer algumas coisas. Não há vergonha nisso, não te preocupes. A organização de uma conferência exige ser particularmente minuciosa e, muitas vezes, muito material.

Mas imagine a cena: você chega no dia do evento e percebe que se esqueceu de preparar o projetor de vídeo? Para evitar este tipo de inconveniência, o uso de uma lista de verificação é a solução. Rápido e eficiente, é ideal para evitar surpresas desagradáveis no Dia D.

Não hesite em pedir aos seus palestrantes com antecedência para o equipamento que eles vão precisar e verificar com o local do seu evento, se eles podem fornecê-lo a agenda de festivais e eventos. No dia anterior ao grande dia (ou alguns dias antes, se você quiser alguma segurança), tudo que você tem que fazer é verificar que todos os itens em sua lista são verificados.

Propor um sistema para acompanhar a chegada dos seus participantes pode ser uma coisa boa, especialmente se o seu evento reúne um grande número de convidados. E isso é bom tem a solução que você tem procurado! Usando o recurso “Badge” oferecido por nossos serviços, você pode facilmente apontar a chegada de seus participantes.

Basta enviar-lhes um distintivo que terão de imprimir em casa antes do evento. No Dia D, Basta digitalizar o código QR no crachá e a nossa aplicação faz o resto do trabalho. Isso torna muito fácil saber quais os convidados estão presentes e quais ainda não relataram a sua chegada. Conveniente, não é?

Tecnologia digital

Regularmente mas é essencial tirar partido da era digital. Felizmente, as possibilidades são infinitas. Você pode, é claro, criar um site efêmero para o seu evento ou usar a comunicação on-line para promover a sua conferência.

Mas se você realmente quer fazer a diferença, pense em usar o lado interativo da web. Ver os teus convidados a divertirem-se enquanto desfrutam da conferência, não é isso que queres? Se você é um fã de redes sociais (como nós), Por que não criar uma hashtag dedicada ao seu evento? Ao transmiti-lo nas diferentes redes e incentivar os seus participantes a usá-lo, você pode tornar o seu evento viral bastante rapidamente.